一、電子檔案的處置

電子文件的處置工作應(yīng)按照規(guī)范進行：第一是電子文件（檔案）保管期限表；第二是經(jīng)過有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批的鑒定報告。對于政府機構(gòu)來說，電子文件處置工作主要包括留存和銷毀。

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1留存

留存是指電子文件繼續(xù)保存在形成文件的政府機構(gòu)中，政府機構(gòu)擁有文件實體的保管權(quán)和信息的管理權(quán)。保存在文件管理系統(tǒng)中：歸檔文件的保存；期滿鑒定后需要繼續(xù)留存的文件：脫機保存、縮微、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件、遷移。

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2銷毀

電子文件銷毀包括信息刪除和介質(zhì)銷毀兩種。電子文件銷毀必須遵循以下幾條原則：電子文件的銷毀必須經(jīng)過授權(quán)，銷毀過程必須有記錄，事后還應(yīng)檢查審計；必須要等到形成、利用文件的業(yè)務(wù)活動結(jié)束才能進行銷毀；銷毀應(yīng)采用與文件密級相適應(yīng)的方法；除特殊的規(guī)定外，已經(jīng)決定要銷毀的電子文件，其所有備份都必須予以銷毀。

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二、電子檔案的移交

電子檔案移交指立檔單位向同級國家綜合檔案館或其他檔案保管單位移交電子檔案的過程。在移交電子檔案之前，應(yīng)當對電子檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗。電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行，移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

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